หัวหน้างานกะจำเป็นต้องรู้ว่างานในกะนั้นจัดสรรอย่างไร ใครสามารถจัดการกับกรณีพิเศษได้ และเมื่อใดที่พนักงานใหม่ต้องการความช่วยเหลือ ก่อนการสรรหา ควรชี้แจงขอบเขตอำนาจและความรับผิดชอบให้ชัดเจน จากนั้นใช้คำถามเชิงสถานการณ์เพื่อทำความเข้าใจว่าผู้สมัครจะจัดสรรงานและให้ข้อเสนอแนะอย่างไร
ขั้นแรก ให้กำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติหน้าที่
ระบุตำแหน่งงานที่ปรับเปลี่ยนได้ การตัดสินใจที่ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการร้าน ข้อมูลติดต่อสำหรับกรณีพิเศษ และข้อกำหนดในการส่งมอบงานระหว่างกะ หากตำแหน่งงานคือหัวหน้ากะ แต่ไม่มีอำนาจในการตัดสินใจเรื่องการจัดตารางเวลาหรือการคืนเงิน ควรระบุเรื่องนี้ให้ชัดเจนในระหว่างการสัมภาษณ์ เพื่อไม่ให้ผู้สมัครต้องเดาเกี่ยวกับนโยบายของบริษัท
ประสบการณ์ที่จำเป็นต้องมีนั้นต้องเกี่ยวข้องกับงาน การเคยเป็นหัวหน้าทีมมาก่อนอาจให้ข้อมูลเบื้องต้นได้ แต่ก็ยังจำเป็นต้องสอบถามเกี่ยวกับขอบเขตความรับผิดชอบที่แท้จริง วิธีการที่ใช้ และส่วนที่ต้องการความช่วยเหลือจากหัวหน้างานคนอื่นๆ
คำถามที่ 1: พนักงานคนหนึ่งหายตัวไปอย่างกระทันหันในช่วงเวลาที่มีผู้คนหนาแน่นที่สุด
ถาม: "ถ้าเพื่อนร่วมงานไม่สามารถมาทำงานได้ก่อนช่วงเวลาเร่งด่วน คุณจะตรวจสอบงานอะไรก่อนเป็นอันดับแรก?" คำถามเพิ่มเติม: "คุณจะจัดลำดับตำแหน่งงานของพนักงานอย่างไร? บริการใดบ้างที่ต้องปรับเปลี่ยนหรือรายงานขึ้นไปยังผู้บริหารระดับสูง?" สังเกตดูว่าคุณตรวจสอบงานและกำลังคนที่มีอยู่ก่อนหรือไม่ จากนั้นจึงมอบหมายงานและอธิบายข้อจำกัดต่างๆ
หัวใจสำคัญคือการจัดลำดับความสำคัญของงานและวิธีการทำงานร่วมกัน มากกว่าการมองว่าการขอให้ผู้อื่นทำงานล่วงเวลาเป็นวิธีแก้ปัญหาเดียวเสมอไป การจัดสรรกำลังคนนั้นดำเนินการโดยทางร้านตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
คำถามที่ 2: ผู้มาใหม่พบปัญหาในการดำเนินงาน
ถาม: "คุณจะช่วยเหลือผู้มาใหม่ที่ยังไม่แน่ใจเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปและยุ่งมากในสถานที่ทำงานได้อย่างไร?" คำถามเพิ่มเติม: "คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าแขกได้รับการดูแลอย่างดี? คุณจะให้การฝึกอบรมเพิ่มเติมหลังจากนั้นได้อย่างไร?" สังเกตดูว่าคุณสามารถจัดหาความช่วยเหลือล่วงหน้าได้หรือไม่ จำกัดขั้นตอนที่ไม่คุ้นเคย แล้วจึงปล่อยให้ขั้นตอนที่ต้องฝึกฝนนั้นดำเนินต่อไป
หากผู้สมัครโทษแต่ผู้มาใหม่ ให้ถามคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานต่อไปและวิธีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล บันทึกวิธีการที่ใช้และแนวทางการบริหารจัดการที่ยังต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม
คำถามที่ 3: หากพบความผิดปกติใดๆ ในระหว่างกะทำงาน จะต้องรายงานให้ผู้ปฏิบัติงานในกะถัดไปทราบ
ถาม: "มีปัญหาบางอย่างที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข คุณจะแจ้งความคืบหน้าให้หัวหน้างานคนใหม่ทราบได้อย่างไร" สังเกตว่าเหตุการณ์ เรื่องที่ดำเนินการไปแล้ว เรื่องที่ต้องยืนยัน ช่วงเวลาที่รับผิดชอบ และกำหนดเวลา ล้วนมีความชัดเจนหรือไม่
คุณสามารถใช้คำสั่งซื้อหรือปัญหาด้านบริการที่สร้างขึ้นมาเพื่อขอให้คู่กรณีเขียนรายงานการส่งมอบงานโดยย่อ จากนั้นผู้สัมภาษณ์สามารถถามว่า "ผู้รับช่วงต่อต้องการข้อมูลอะไรบ้างเพื่อดำเนินการต่อ?" เพื่อยืนยันว่าเอกสารนั้นเพียงพอแล้ว
ส่งผลการสัมภาษณ์ให้หัวหน้างานเพื่อใช้ในการฝึกอบรม
พนักงานแต่ละคนควรจดบันทึกบทบาทที่ได้รับมอบหมาย คำขอความช่วยเหลือ การให้คำปรึกษา และการส่งมอบงานระหว่างกะ ควรระบุสิทธิ์และขั้นตอนพิเศษของร้านไว้ในโปรแกรมฝึกอบรม โดยผู้จัดการร้านควรยืนยันวิธีการสนับสนุนที่มีให้เมื่อพนักงานมาถึง สิ่งนี้จะช่วยให้เข้าใจวิธีการบริหารจัดการที่มีอยู่และขั้นตอนของบริษัทที่ยังต้องการความคุ้นเคยมากขึ้น
สำหรับคำถามหลักและช่องกรอกข้อมูลทั้งหมด คุณสามารถใช้ ชุดเครื่องมือสัมภาษณ์งานของร้านค้า ได้ ส่วนการเตรียมเนื้อหางานก่อนเผยแพร่ โปรดดู คู่มือการรับสมัครพนักงานประจำของร้านค้า
ถึงแม้จะไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยเฉพาะ คุณก็ยังสามารถมีกระบวนการสัมภาษณ์ที่ชัดเจนและเป็นระบบได้
แม้ว่าเจ้าของหรือผู้จัดการร้านจะเป็นผู้ดำเนินการเรื่องการจ้างงาน คุณก็สามารถกำหนดคุณสมบัติของงานก่อน เชิญผู้สมัครให้ทำการสัมภาษณ์เบื้องต้นทางออนไลน์ และใช้รายงานเพื่อวางแผนขั้นตอนต่อไปได้ ระบบสัมภาษณ์ MIND Interview มีบริษัทจดทะเบียนหลายแห่งนำไปใช้ ในช่วงระยะเวลากว่าหนึ่งปี MIND Interview รองรับการสัมภาษณ์สะสมมากกว่า 20,000 ครั้ง
MIND Interview Simplified Edition นำเครื่องมือการสัมภาษณ์ที่ธุรกิจต่างๆ ใช้มาสู่กระบวนการสรรหาบุคลากรในชีวิตประจำวันของคุณ การวิเคราะห์เรซูเม่ การสัมภาษณ์ด้วย AI และรายงานการสัมภาษณ์ ช่วยให้คุณตรวจสอบข้อมูลผู้สมัครก่อนที่จะใช้เวลาสัมภาษณ์ไปกับรายละเอียดงานที่ต้องพูดคุยเพิ่มเติม คุณตรวจสอบข้อมูลและตัดสินใจจ้างงานขั้นสุดท้าย
เตรียมข้อมูลตำแหน่งงานว่างปัจจุบัน ปริมาณเรซูเม่ที่คาดว่าจะได้รับ และจำนวนการสัมภาษณ์ พร้อมทั้งศึกษาว่า MIND Interview Simplified Edition สามารถช่วยสนับสนุนการสรรหาบุคลากรสำหรับร้านค้าของคุณได้อย่างไร
คำถามที่พบบ่อย
ประเด็นที่ผู้บริหารและ HR มักสอบถามมีดังนี้
สามารถใช้กระบวนการสัมภาษณ์เดียวกันได้ทั้งสำหรับหัวหน้างานและผู้จัดการร้านหรือไม่?
ก่อนอื่น เรามาดูความรับผิดชอบที่แท้จริงของทั้งสองตำแหน่งกันก่อน หัวหน้ากะมักจะเน้นไปที่การแบ่งงานและการจัดการกับความผิดปกติ ในขณะที่ผู้จัดการร้านอาจรับผิดชอบด้านทรัพยากรบุคคล การฝึกอบรม และการติดตามการดำเนินงาน และควรตั้งคำถามเพิ่มเติมตามภารกิจที่ได้รับมอบหมาย
ฉันจะเริ่มต้นใช้งานระบบสัมภาษณ์ได้อย่างไร หากฉันไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยเฉพาะ?
ขั้นแรก ให้ระบุตำแหน่งงานว่าง คุณสมบัติที่จำเป็น และจำนวนผู้สมัครที่คาดหวัง จากนั้น สำรวจการวิเคราะห์ประวัติย่อ การสัมภาษณ์ด้วย AI และรายงานต่างๆ ที่มีอยู่ใน MIND Interview Simplified Edition เจ้าของหรือผู้จัดการร้านจะตรวจสอบข้อมูลและตัดสินใจว่าจะดำเนินการสัมภาษณ์เพิ่มเติมหรือจ้างงานต่อไป